Membuat sistem pengarsipan yang menyimpan dokumen Anda akan membuat Anda merasa yakin bahwa Anda dapat menemukan semua dokumen penting Anda dengan cepat dan mudah. Ini mungkin tampak jelas bagi seseorang yang tidak memiliki ADHD; Namun, ketika Anda hidup dengan ADHD , tumpukan kertas, ketakutan, dan pencarian yang gelisah sering berjalan beriringan ketika Anda mencari secarik kertas tertentu.
Menyiapkan dan memelihara sistem pengarsipan yang memberi Anda ketenangan pikiran adalah waktu yang dihabiskan dengan baik. Satu hal yang menghentikan orang-orang dengan ADHD dari mengatur sistem pengarsipan adalah hal itu dapat terasa luar biasa.
Buat Sistem Pengarsipan Ramah ADHD
Jadi di sini ada 6 langkah sederhana untuk membuat sistem pengarsipan ramah ADHD.
Pilih lemari arsip yang Anda sukai. Anda akan jauh lebih mungkin menggunakan sistem pengarsipan jika Anda menyukai tampilan kabinet. Pilih satu yang sesuai dengan dekorasi dan kepribadian rumah Anda. Jika Anda tidak yakin berapa banyak laci yang Anda butuhkan, buatlah sistem latihan menggunakan kotak bankir. Masukkan file gantung Anda ke dalam kotak dan ujilah selama 1 atau 2 bulan sebelum berinvestasi dalam furnitur.
Folder gantung. Setiap sistem pengarsipan membutuhkan folder gantung. Memiliki satu folder gantung per topik, misalnya, "Laporan bank 2016." Dokumen yang relevan dapat langsung masuk ke folder gantung; mereka tidak perlu masuk ke folder terpisah terlebih dahulu.
Label. Beri label setiap folder gantung dengan jelas. Anda dapat menulis label Anda, mencetaknya, atau menggunakan pembuat label. Jika Anda tidak dapat membaca label atau lupa memberi label folder, mudah untuk meletakkan dokumen di tempat yang salah dan kemudian sistem pengarsipan berhenti membantu. Apa yang Anda tulis pada label adalah pilihan Anda.
Lakukan dengan cara yang masuk akal bagi Anda sehingga Anda dapat menemukan apa yang Anda cari dengan cepat. Misalnya, Anda mungkin menulis 'pernyataan bank,' nama bank atau hal lain yang berarti bagi Anda
Mengatur folder. Memiliki ADHD berarti pemikiran Anda lebih kreatif daripada linear, dan bagaimana Anda mengatur lemari arsip Anda dapat mencerminkan hal itu. Sistem pengarsipan Anda tidak harus diatur menurut abjad! Anda mungkin memutuskan untuk mengelompokkan semua folder keuangan Anda bersama-sama, semua folder kesehatan Anda bersama-sama atau dengan cara lain yang terasa logis bagi Anda.
Gunakan warna. Menggunakan warna dalam sistem pengarsipan Anda adalah ide bagus. Orang dengan ADHD sangat visual, jadi menggunakan folder gantung berwarna terang akan membuat sistem pengarsipan Anda lebih menarik. Jika Anda mengelompokkan barang-barang serupa dalam folder berwarna yang sama, itu juga akan membantu Anda menemukan hal-hal dengan cepat juga. Misalnya, Anda dapat memiliki semua folder merah yang terkait dengan topik keuangan.
Jaga agar folder tetap efisien. Jangan membanjiri folder Anda! Folder yang terlalu besar akan membuat lebih sulit untuk menggunakan sistem pengarsipan karena akan sulit untuk menambahkan dokumen baru. Akibatnya, Anda mungkin tergoda untuk berhenti menggunakan sistem pengarsipan.
Jika folder Anda semakin besar, inilah yang harus dilakukan:
- Rusak dokumen yang tidak lagi Anda butuhkan. Lihat artikel ini untuk perincian tentang berapa lama menyimpan setiap dokumen.
- Bagilah subjek menjadi topik yang lebih kecil. Misalnya, alih-alih menempatkan semua file pajak Anda ke dalam satu folder berlabel 'Pajak', buat folder terpisah untuk setiap tahun pajak (misalnya, Pajak 2016, Pajak 2015, Pajak 2013)
- Hanya letakkan kertas-kertas penting ke dalam folder. Misalnya, ketika Anda menerima tagihan, taruh tagihan ke dalam folder setelah membayarnya, tetapi jangan masukkan amplopnya juga.