Saya dulunya penggemar berat multi-tugas ketika itu menjadi strategi populer untuk produktivitas. Gagasan menggandakan produktivitas dengan melakukan banyak hal sekaligus cukup menarik bagi orang-orang sibuk, dan hari-hari ini kebanyakan dari kita adalah orang-orang sibuk. Namun, beberapa penelitian menunjukkan bahwa dalam banyak kasus, multi-tasking dapat berdampak negatif terhadap produktivitas dan efisiensi .
Begini caranya.
Multi-Tasking dan Otak Anda
Berfokus pada lebih dari satu tugas pada satu waktu, berulang kali beralih bolak-balik antara dua atau lebih tugas, atau berfokus pada banyak hal dalam waktu singkat semua dapat dianggap 'multitasking' dan mereka semua dapat membuat Anda kurang fokus dan efisien daripada Anda mungkin berpikir. Ini karena butuh waktu bagi pikiran Anda untuk menyesuaikan diri dengan pergeseran fokus ; setiap kali Anda mengalihkan fokus, Anda menciptakan kebutuhan lain untuk pikiran Anda untuk kembali fokus, dan ini dapat menghabiskan waktu dan energi Anda. Ini juga dapat berarti bahwa ketika Anda melakukan multitasking antara lebih dari satu aktivitas yang membutuhkan pemikiran fokus, dibutuhkan waktu lebih lama daripada yang akan Anda ambil jika Anda telah berfokus pada setiap tugas secara individual.
Ketika Pekerjaan Multi-Tasking
Ketika Anda mengelompokkan tugas yang membutuhkan fokus dan konsentrasi dengan satu yang terutama fisik dan sesuatu yang dapat dilakukan pada 'auto-pilot', multi-tasking bekerja dengan baik.
Ini karena Anda dapat menempatkan sebagian besar fokus Anda pada satu aktivitas dan membiarkan yang lain dilakukan secara sekunder; Anda tidak perlu mengalihkan fokus tingkat tinggi dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya. Berikut ini beberapa contoh aktivitas yang dipasangkan yang lebih mudah untuk multi-tasking:
- Mendengarkan musik atau buku audio saat berolahraga
- Memiliki percakapan santai sambil melakukan pekerjaan rumah tangga
Ketika Itu Tidak Bekerja
Multi-tasking dapat menjadi fokus-killer dan menguras energi ketika Anda mencoba dua tugas yang membutuhkan pemikiran sadar. Berikut beberapa contoh kegiatan yang paling baik dilakukan secara terpisah:
- Mendengarkan musik atau buku audio saat menulis
- Memiliki percakapan santai sambil mengerjakan pekerjaan rumah (kecuali Anda berbicara tentang PR itu sendiri)
Alternatif untuk Multi-Tasking
Jika Anda menemukan diri Anda banyak tugas banyak waktu, pertimbangkan untuk mengambil istirahat darinya. Anda tidak perlu menyerah multi-tasking sepenuhnya, tetapi di sini ada beberapa alternatif untuk dicoba. Lihat bagaimana perasaan Anda ketika Anda memasukkan ini bila memungkinkan.
Single-Tasking
Berfokus pada satu tugas pada satu waktu, seperti yang disebutkan, benar-benar dapat menghemat waktu Anda, jadi membayar untuk menjadi terbiasa berfokus pada satu hal pada waktu sebanyak mungkin atau sebanyak yang masuk akal untuk melakukannya. Ketika Anda merasa tergoda untuk menjejalkan terlalu banyak kegiatan ke ruang yang sama, beri izin pada diri Anda untuk memilih hal yang paling penting untuk saat ini dan fokus hanya pada hal itu, jika memungkinkan. (Anda mungkin perlu membuat rencana untuk kapan Anda dapat menangani kegiatan lain yang perlu dilakukan sebelum Anda dapat menghapusnya dari pikiran Anda, tetapi ini adalah bagian dari proses.
Untuk lebih lanjut tentang ini, lihat "chunking" di bawah ini.) Jika ada terlalu banyak hal yang harus dilakukan, Anda mungkin perlu mengurangi sebagian tanggung jawab Anda. (Jangan khawatir, kita akan membahasnya dalam satu menit juga.)
Memanfaatkan "Chunking"
Ketika Anda memiliki banyak tugas yang harus dilakukan sepanjang hari, 'chunking' adalah strategi manajemen waktu yang berguna yang menyelamatkan Anda dari multi-tasking. Konsep di balik chunking adalah menyisihkan waktu untuk fokus pada satu tugas tertentu sambil meminimalkan gangguan, dan mengelompokkan tugas-tugas serupa secara bersama-sama (seperti memeriksa semua email sekaligus daripada sepanjang hari) untuk fokus pada saat itu sekaligus selama bagian tertentu waktu.
Ini menghilangkan waktu ekstra yang diperlukan untuk melakukan pengantaran cepat dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya dan akhirnya menghemat waktu selama waktu yang panjang dihabiskan dengan fokus dan efisiensi yang lebih besar.
Pare Down Jadwal Anda
Jika Anda menemukan tugas multi-tasking yang kronis karena ada terlalu banyak yang harus dilakukan, tugas tunggal dapat membantu (karena Anda benar-benar mengurangi jumlah waktu keseluruhan yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu) tetapi Anda dapat mengambil manfaat dari memotong beberapa komitmen dalam jadwal Anda yang tidak mutlak diperlukan. Apakah Anda memiliki kebiasaan yang menguras jadwal Anda tetapi tidak melayani Anda atau komitmen yang dapat Anda jatuhkan tanpa konsekuensi negatif yang kuat? Melihat prioritas dan jadwal Anda, seperti sekarang, mempertimbangkan apakah Anda dapat mengurangi banyak hal yang perlu Anda lakukan dalam satu hari, dan Anda mungkin merasa kurang stres dan terdesak waktu.